Excelente y práctica recopilación de bibliografía “The Top 35 Books on Presentations” elaborada por Bruce Gabrielle y Gonzalo Álvarez. Cabe destacar la clasificación de los libros de acuerdo a los tres elementos básicos que constituyen una presentación: contenido, diseño y exposición.
¿Es necesaria la presentación?Lo primero que tenemos que preguntarnos es si nuestra próxima presentación es realmente necesaria. ¿Es posible compartir la información por correo electrónico, teleconferencia o videoconferencia?. Sólo si con nuestra presentación podemos aportar valor a los asistentes, valdrá la pena llevarla cabo.
Si decidimos hacer la presentación, el segundo paso es preguntarnos quién es nuestra audiencia, qué es lo que esperan, cuales son sus expectativas, en qué podemos ayudarles, qué podemos ofrecerles para facilitarles su trabajo. Por ello cada audiencia requiere una presentación “ a medida”. Si, es más trabajo, pero sólo así conseguiremos generar su interés y atención …
El mensaje resume de una manera clara el contenido de tu presentación. Imagina por un momento que dispones de sólo 1 minuto, 1 minuto de gloria, para tu presentación. ¿Perderás eses minuto con introducciones, agradecimientos, índice de contenidos, datos, características, …?. ¿O expondrías aquello que es relevante, importante, crucial para la audiencia?. El mensaje debemos transmitirlo al inicio y repetirlo al final de la presentación.
Crear una historia es el camino para trasmitir el mensaje de forma memorable. Lo haremos de la forma en que se explican todas las historias: con un inicio, un desarrollo y un desenlace. En nuestro caso, cambiaremos el inicio por la situación actual, el desarrollo por el problema o la situación que queremos cambiar, el desenlace será la solución propuesta que la completaremos con sus beneficios y la descripción de sus características principales.
Deben mantener una homogeneidad de colores y diseño mediante una plantilla que se repite. Ello da una consistencia a la presentación que facilita su comprensión y seguimiento. Las transparencias se diseñan con muy poco texto (para que pueda leerse con rapidez … y desde la última fila !) y con imágenes de calidad adecuadas que preferiblemente ocupen la totalidad de la pantalla para apoyarnos durante la exposición.
El “handout” o resumen ejecutivo es el documento que entregamos a la audiencia (no las transparencias!) y recoge con más detalle la información presentada (tablas, datos, cálculos, referencias, …). Ello nos permite centrarnos en nuestro mensaje y ayuda a la audiencia a seguir más fácilmente nuestra presentación.
Y al final llega la hora de la verdad !. Transmitir y compartir nuestras ideas e iniciativas conlleva dar lo mejor de nosotros mismos, aquello que creemos y sentimos… Sólo así podremos implicar en nuestro proyecto a quien nos escucha.
A menudo, cada vez más a menudo, tanto en nuestro entorno personal como profesional la comunicación se convierte en una competencia necesaria, casi imprescindible. La capacidad de transmitir a nuestro entorno todo lo que pensamos, proyectamos, diseñamos, … requiere unas aptitudes y habilidades que hay que conocer y desarrollar.
Todos asistimos y participamos en conferencias, seminarios, clases magistrales donde el volumen y la densidad de la información presentada hace difícil su comprensión y aún más su asimilación …. por qué?. Las presentaciones se basan en transparencias (¡muchas transparencias!) con todo tipo de información de texto, tablas, números, gráficos, … que se convierten en los ejes principales de la exposición. El ponente, el auténtico protagonista de la historia, queda relegado a un segundo lugar, haciendo sólo de apuntador de lo que está escrito.
Los únicos protagonistas imprescindibles en una presentación son el ponente y la audiencia. Los diferentes “softwares” del mercado y su utilización sólo son apoyos que nunca deben restar atención al conferenciante, al contrario, deben permitir reforzar los puntos claves de la exposición manteniendo a la vez la atención y el interés de los asistentes. ¿Cómo hacerlo? …
Breviora (del latín, “las más breves”) prepara 2 documentos: un juego de transparencias (slides) y un documento resumen (handout).
Las transparencias (slides) se elaboran con imágenes de calidad reforzadas con textos cortos que siguen un hilo argumental que permiten al ponente transmitir su mensaje durante la presentación de una manera estructurada, sencilla y sobre todo … clara.
El documento resumen (handout) recoge con más detalle la información de la presentación y se entrega a la audiencia.