Passes per a preparar una presentació
- És necessària la presentació?
El primer que hem de preguntar-nos és si la nostra propera presentació és realment necessària. És possible compartir la informació per correu electrònic, teleconferència o videoconferència? Només si amb la nostra presentació podem aportar valor als assistents, valdrà la pena dur-la terme.
- Conèixer a l’audiència
Si decidim fer la presentació, el segon pas és preguntar-nos qui és la nostra audiència, què és el que esperen, quines són les seves expectatives, en què podem ajudar-los, què podem oferir-los per a facilitar-los la feina. Per això cada audiència requereix una presentació “a mida”. Sí, és més feina, però només així aconseguirem generar el seu interès i atenció …
- Missatge
El missatge resumeix d’una manera clara el contingut de la teva presentació. Imagina per un moment que disposes de només 1 minut, 1 minut de glòria, per a la teva presentació. ¿Perdràs aquest minut amb introduccions, agraïments, índex de continguts, dades, característiques, …? O esposaries allò que és rellevant, important, crucial per a l’audiència? El missatge hem de transmetre’l a l’inici i repetir-lo al final de la presentació.
- Història
Crear una història és el camí per a transmetre el missatge de forma memorable. Ho farem de la manera en què s’expliquen totes les històries: amb un inici, un desenvolupament i un desenllaç. En el nostre cas, canviarem l’inici per la situació actual, el desenvolupament pel problema o la situació que volem canviar, el desenllaç serà la solució proposta que la completarem amb els seus beneficis i la descripció de les seves característiques principals.
- Transparències
Han de mantenir una homogeneïtat de colors i disseny mitjançant una plantilla que es repeteix. Això dóna una consistència a la presentació que facilita la seva comprensió i seguiment. Les transparències es dissenyen amb molt poc text (perquè puguin llegir-se amb rapidesa … i des de l’última fila!) i amb imatges de qualitat adequades que preferiblement ocupin la totalitat de la pantalla per donar-nos suport durant l’exposició.
- Handout
El “handout” o resum executiu és el document que lliurem a l’audiència (no les transparències!) i recull amb més detall la informació presentada (taules, dades, càlculs, referències, …). Això ens permet centrar-nos en el nostre missatge i ajuda a l’audiència a seguir més fàcilment la nostra presentació.
- Exposició
I a la fi arriba l’hora de la veritat !. Transmetre i compartir les nostres idees i iniciatives comporta donar el millor de nosaltres mateixos, allò que creiem i sentim … Només així podrem implicar en el nostre projecte a qui ens escolta.