En 2004 tuve la suerte de incorporarme en la Escuela Técnica Superior de Ingeniería Química de la Universidad Rovira i Virgili como profesor asociado para impartir la asignatura “Tribología y Lubricación”. A pesar de mi ilusión y entusiasmo iniciales, pronto me di cuenta de que los alumnos no escogían la asignatura precisamente motivados por su contenido (muchos de ellos me confesaban que no sabían de que iba …) sino más bien porque les permitía cuadrar los siempre complicados horarios. Así pues, los inicios no fueron demasiado estimulantes, tanto por la baja asistencia como por las caras de aburrimiento de los que decidían venir a clase.

Así pues me propuse no sólo aumentar la asistencia a las clases, sino que los alumnos participaran activamente, pero … como?. Un buen amigo me recomendó el libro, “Presentation Zen“ de Garr Reynolds. Desde el primer momento me sedujeron sus propuestas: sencillez, estructura, claridad, estética, pasión, … Después de disfrutar de muchos momentos leyendo este libro, rehíce el contenido de la asignatura, el diseño de los apuntes y la dinámica de trabajo.

Con todo ello conseguí que las clases fueran más amenas, interactivas, dinámicas, con contenidos prácticos, donde la información presentada era mucho más visual y conectaba con la audiencia. Así es como nació mi primera “Presentation Zen”.

El interés de los alumnos fue aumentando y esto se notaba en una mayor asistencia y participación en las clases, aunque compartía franja horaria con la “Champions” … todo un reto!. Esta dinámica se consolidó a lo largos de los siguientes cursos, mejorando en base a la experiencia y el “feedback” recibido. Y así es como en el curso 2010 las “Presentation Zen” se incluyeron en el MBA de la URV como una herramienta más de liderazgo y hoy llega a todos los que pensáis que se puede contar una historia que conecte con vuestra audiencia.

En el post “Pasos para preparar una presentación” del 12.07.20 se exponen los siete elementos claves en una presentación para que ésta conecte con la audiencia.
El primer paso es preguntarse si la presentación presencial es realmente necesaria o bien podemos utilizar otros medios para comunicar y transmitir el contenido de nuestra presentación: correo electrónico, teleconferencia, videoconferencia, disponibilidad de la información en la “nube”, …

Para responder a esta pregunta te propongo que recuerdes cuando eras niño/a y escuchabas boquiabierto/a los cuentos e historias que te explicaban tus abuelos, tus padres y que, con el paso de los años, tú los has explicado a tus hijos. O cuando has asistido a un concierto de tu grupo de música favorito después de escucharlo una y otra vez en “vinilo”, cinta de “cassette”, “compact disc” o “spotify”. También, quizás cuando has tenido la suerte de asistir a una conferencia o seminario de alguien que sin darte cuenta te ha hecho pasar el tiempo sin darte cuenta. ¿Puedes recordar situaciones como éstas?… Sólo si nuestra presencia puede aportar un valor añadido a la audiencia, tendrá sentido llevar a cabo una presentación.

A lo largo de este año 2020, la pandemia de Covid-19 nos ha obligado a modificar muchos de nuestros hábitos tanto en nuestro entorno privado como laboral. Uno de los cambios más importantes ha sido el gran incremento de videoconferencias a través de aplicaciones de fácil utilización como “Skype”, “Teams”, “Zoom”, … En el ámbito profesional, este nuevo escenario ha puesto de manifiesto el potencial de estas herramientas para seguir llevando a cabo nuestras actividades sin necesidad de las reuniones presenciales. Aprovechemos esta dura experiencia provocada por el Covid-19 para replantearnos el modelo de reuniones en nuestro ámbito laboral, potenciando en lo posible las alternativas ofrecidas por las nuevas tecnologías y reservando las presentaciones para aquellas ocasiones en que nuestra presencia permita conectar con nuestra audiencia para cautivarla, motivarla, convencerla, ilusionarla … cómo cuando escuchábamos las historias de nuestros padres, abuelos … o las canciones en directo de nuestros músicos favoritos.

Excelente y práctica recopilación de bibliografía “The Top 35 Books on Presentations” elaborada por Bruce Gabrielle y Gonzalo Álvarez. Cabe destacar la clasificación de los libros de acuerdo a los tres elementos básicos que constituyen una presentación: contenido, diseño y exposición.

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1. ¿Es necesaria la presentación?

Lo primero que tenemos que preguntarnos es si nuestra próxima presentación es realmente necesaria. ¿Es posible compartir la información por correo electrónico, teleconferencia o videoconferencia?. Sólo si con nuestra presentación podemos aportar valor a los asistentes, valdrá la pena llevarla cabo.

2. Conocer a la audiencia

Si decidimos hacer la presentación, el segundo paso es preguntarnos quién es nuestra audiencia, qué es lo que esperan, cuales son sus expectativas, en qué podemos ayudarles, qué podemos ofrecerles para facilitarles su trabajo. Por ello cada audiencia requiere una presentación “ a medida”. Si, es más trabajo, pero sólo así conseguiremos generar su interés y atención …

3. Mensaje

El mensaje resume de una manera clara el contenido de tu presentación. Imagina por un momento que dispones de sólo 1 minuto, 1 minuto de gloria, para tu presentación. ¿Perderás eses minuto con introducciones, agradecimientos, índice de contenidos, datos, características, …?. ¿O expondrías aquello que es relevante, importante, crucial para la audiencia?.  El mensaje debemos transmitirlo al inicio y repetirlo al final de la presentación.

4. Historia

Crear una historia es el camino para trasmitir el mensaje de forma memorable. Lo haremos de la forma en que se explican todas las historias: con un inicio, un desarrollo y un desenlace. En nuestro caso, cambiaremos el inicio por la situación actual, el desarrollo por el problema o la situación que queremos cambiar, el desenlace será la solución propuesta que la completaremos con sus beneficios y la descripción de sus características principales.

5. Transparencias (slides)

Deben mantener una homogeneidad de colores y diseño mediante una plantilla que se repite. Ello da una consistencia a la presentación que facilita su comprensión y seguimiento. Las transparencias se diseñan con muy poco texto (para que pueda leerse con rapidez … y desde la última fila !) y con imágenes de calidad adecuadas que preferiblemente ocupen la totalidad de la pantalla para apoyarnos durante la exposición.

6. Resumen ejecutivo (handout)

El “handout” o resumen ejecutivo es el documento que entregamos a la audiencia (no las transparencias!) y recoge con más detalle la información presentada (tablas, datos, cálculos, referencias, …). Ello nos permite centrarnos en nuestro mensaje y ayuda a la audiencia a seguir más fácilmente nuestra presentación.

7. Exposición

Y al final llega la hora de la verdad !. Transmitir y compartir nuestras ideas e iniciativas conlleva dar lo mejor de nosotros mismos, aquello que creemos y sentimos… Sólo así podremos implicar en nuestro proyecto a quien nos escucha.

A menudo, cada vez más a menudo, tanto en nuestro entorno personal como profesional la comunicación se convierte en una competencia necesaria, casi imprescindible. La capacidad de transmitir a nuestro entorno todo lo que pensamos, proyectamos, diseñamos, … requiere unas aptitudes y habilidades que hay que conocer y desarrollar.

Todos asistimos y participamos en conferencias, seminarios, clases magistrales donde el volumen y la densidad de la información presentada hace difícil su comprensión y aún más su asimilación …. por qué?. Las presentaciones se basan en transparencias (¡muchas transparencias!) con todo tipo de información de texto, tablas, números, gráficos, … que se convierten en los ejes principales de la exposición. El ponente, el auténtico protagonista de la historia, queda relegado a un segundo lugar, haciendo sólo de apuntador de lo que está escrito.

Los únicos protagonistas imprescindibles en una presentación son el ponente y la audiencia. Los diferentes “softwares” del mercado y su utilización sólo son apoyos que nunca deben restar atención al conferenciante, al contrario, deben permitir reforzar los puntos claves de la exposición manteniendo a la vez la atención y el interés de los asistentes. ¿Cómo hacerlo? …

Breviora (del latín, “las más breves”) prepara 2 documentos: un juego de transparencias (slides) y un documento resumen (handout).
Las transparencias (slides) se elaboran con imágenes de calidad reforzadas con textos cortos que siguen un hilo argumental que permiten al ponente transmitir su mensaje durante la presentación de una manera estructurada, sencilla y sobre todo … clara.
El documento resumen (handout) recoge con más detalle la información de la presentación y se entrega a la audiencia.