Pasos para preparar una presentación
- ¿Es necesaria la presentación?
Lo primero que tenemos que preguntarnos es si nuestra próxima presentación es realmente necesaria. ¿Es posible compartir la información por correo electrónico, teleconferencia o videoconferencia?. Sólo si con nuestra presentación podemos aportar valor a los asistentes, valdrá la pena llevarla cabo.
- Conocer a la audiencia
Si decidimos hacer la presentación, el segundo paso es preguntarnos quién es nuestra audiencia, qué es lo que esperan, cuales son sus expectativas, en qué podemos ayudarles, qué podemos ofrecerles para facilitarles su trabajo. Por ello cada audiencia requiere una presentación “ a medida”. Si, es más trabajo, pero sólo así conseguiremos generar su interés y atención …
- Mensaje
El mensaje resume de una manera clara el contenido de tu presentación. Imagina por un momento que dispones de sólo 1 minuto, 1 minuto de gloria, para tu presentación. ¿Perderás eses minuto con introducciones, agradecimientos, índice de contenidos, datos, características, …?. ¿O expondrías aquello que es relevante, importante, crucial para la audiencia?. El mensaje debemos transmitirlo al inicio y repetirlo al final de la presentación.
- Historia
Crear una historia es el camino para trasmitir el mensaje de forma memorable. Lo haremos de la forma en que se explican todas las historias: con un inicio, un desarrollo y un desenlace. En nuestro caso, cambiaremos el inicio por la situación actual, el desarrollo por el problema o la situación que queremos cambiar, el desenlace será la solución propuesta que la completaremos con sus beneficios y la descripción de sus características principales.
- Transparencias (slides)
Deben mantener una homogeneidad de colores y diseño mediante una plantilla que se repite. Ello da una consistencia a la presentación que facilita su comprensión y seguimiento. Las transparencias se diseñan con muy poco texto (para que pueda leerse con rapidez … y desde la última fila !) y con imágenes de calidad adecuadas que preferiblemente ocupen la totalidad de la pantalla para apoyarnos durante la exposición.
- Resumen ejecutivo (handout)
El “handout” o resumen ejecutivo es el documento que entregamos a la audiencia (no las transparencias!) y recoge con más detalle la información presentada (tablas, datos, cálculos, referencias, …). Ello nos permite centrarnos en nuestro mensaje y ayuda a la audiencia a seguir más fácilmente nuestra presentación.
- Exposición
Y al final llega la hora de la verdad !. Transmitir y compartir nuestras ideas e iniciativas conlleva dar lo mejor de nosotros mismos, aquello que creemos y sentimos… Sólo así podremos implicar en nuestro proyecto a quien nos escucha.